Tugas Soft Skill 2

I. DATA BASE

Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.

Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna. Banyak sekali kegiatan manusia yang menggunakan komputer sebagai sarana pengolahan data, sehingga diperlukan suatu perangkat lunak database. Jika dikaji lebih mendasar tentang batasan suatu database, maka dapat disebutkan bahwa segala bentuk koleksi data adalah suatu database. Mulai dari kelompok data pegawai, sampai dengan kelompok file, merupakan database.

Proses sistem desain data base

Analisis Persyaratan

Fase pertama dalam proses pendesian database adalah menganalisa persyaratan.

Desain Data Base Konseptual

Mendesain database secara konseptual, teoritis. Semua Informasi berhasil dikumpulkan pada proses pertama, tahap analisi persyaratan, akan sangat berguna pada fase ini.

Desain Data Base Logika

Tahap selanjutnya adalah mengubah database konsep pada fase kedua menjadi desain data base logika.

Perbaikan Skema

Evaluasi langkah-langkah yang sudah dilakukan sebelumnya.

Desain data base fisik

Langkah kelima dalam proses mendesain database adalah secara fisik, artinya, semua analisis, konsep, teori dan dsain yang dilakukan sebelumnya diimplementasikan ke dalaman data base yang sesungguhnya.

Desain Aplikasi dan Keamanan

Semua proyek pengembangan perangkat lunak yang melibatkan sebuah DBMS harus mempertimbangan aspek aplikasi yang berada di luar data base seperti: enkripsi, digital signature, dan lain-lain.

II. Diagram Hub.Entitas(ERD)

ENTITAS

Entitas adalah sesuatu yang memiliki keberadaan yang unik dan berbeda, walaupun tidak harus dalam bentuk fisik. Abstraksi, misalnya, biasanya dianggap juga sebagai suatu entitas. Dalam pengembangan sistem, entitas digunakan sebagai model yang menggambarka komunikasi dan pemrosesan internal seperti misalnya membedakan dokumen dengan pemrosesan pesanan.

ERD

ERD (Entity Relationship Diagram) adalah gambaran mengenai berelasinya antar entitas. Sistem adalah kumpulan dari elemen yang setiap elemen memiliki fungsi masing-masing dan secara bersama-sama mencapai tujuan dari sistem tersebut. Kebersama-samaan dari sistem di atas dilambangkan dengan saling berelasinya antara satu entitas dengan entitas lainnya Entitas (entity/ entity set), memiliki banyak istilah di dalam ilmu komputer, seperti table (table), berkas (data file), penyimpan data (data store), dan sebagainya

III. MODEL DARA REA

Model data REA mengklasifikasikan ke dalam tiga kategori, yaitu :

1.sumber daya yang didapat dan dipergunakan organisasi (Resource)

Contoh : kas dan persediaan, perlengkapan, gudang pabrik dsb

2. Kegiatan atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi (Event)

Contoh : sales events, taking customer orders

3. Pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut (agent)

Contoh : pegawai (staf penjualan dan kasir), pelanggan

Tugas Soft Skill 1

A.Aplikasi-Aplikasi siklus pendapatan dan pengeluaran

A.1 Aplikasi siklus pendapatan

Siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Perusahaan yang masih menggunakan system proses manual , dokumennya berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi memudahkan dalam pencatatn peneluaran dan pendapatan

Tujuan perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan :

Mencatat permintaan penjualan agar tepat dan akurat

Memverifikasi kelayakan kredit konsumen

Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian

Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar

Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat

Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang

A.2 Aplikasi siklus pengeluaran

Siklus ini memproses transaksi yang menggambarkan peristiwa ekonomi berikut : permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang, dan membayar untuk barang itu.

Pada siklus ini, sistem akuntansi yang didasarkan pada komputer menggunakan empat aplikasi :

1. Aplikasi pembelian.

2. Aplikasi penerimaan.

3. Aplikasi surat bukti.

4. Aplikasi disbursemen kas.

Tujuan system pengeluaran yaitu:

Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.

Menerima barang dalam kondisi baik.

Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.

Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.

Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.

B. Batasan Aplikasi siklus pendapatan & pengeluaran

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

Karakteristik proses bisnis

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

1.     Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.

2.     Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.

3.     Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

4.     Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.

5.    Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur   

       organisasi.

6.    Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

C. Prosedur dalam Aplikasi siklus pendapatan & pengeluaran

·         Prosedur Pemrosesan Informasi

Pengolahan informasi adalah perubahan (pengolahan) dari informasi dengan cara terdeteksi oleh pengamat . Dengan demikian, itu adalah proses yang menggambarkan segala sesuatu yang terjadi (perubahan) dalam alam semesta , dari jatuh dari batu (perubahan posisi) untuk pencetakan dari file teks dari sebuah sistem komputer digital. Dalam kasus terakhir, sebuah pengolah informasi yang mengubah bentukpresentasi dari file teks. Pengolahan informasi mungkin lebih khusus didefinisikan dalam istilah yang digunakan oleh Claude E. Shannon sebagai konversi informasi yang laten menjadi informasi manifest (McGonigle & Mastrian, 2011). Laten dan informasi manifest didefinisikan melalui persyaratan dari pengelakan (ketidakpastian yang tersisa, apa nilai pengirim telah benar-benar dipilih), disipasi (ketidakpastian dari pengirim apa penerima telah benar-benar diterima), dan transformasi (upaya tersimpan pertanyaan - dalih dikurangi disipasi) (Denning dan Bell, 2012).

Pengolahan informasi dapat berurutan atau paralel, baik yang mungkin terpusat atau desentralisasi (didistribusikan). The didistribusikan pemrosesan paralel pendekatan pertengahan 1980-an menjadi populer dengan nama koneksionisme . Pada awal tahun 1950, Friedrich Hayek adalah dari waktu ke depan ketika ia mengemukakan gagasan bahwa tatanan spontan di otak timbul dari jaringan desentralisasi dari unit sederhana ( neuron ). Namun, Hayek jarang dikutip dalam literatur koneksionisme . Jaringan koneksionis terdiri node yang berbeda, dan bekerja dengan "efek priming," dan ini terjadi ketika "simpul utama mengaktifkan simpul terhubung" (Sternberg & Sternberg, 2012). Tapi "tidak seperti dalam jaringan semantik, itu bukanlah sebuah node tunggal yang memiliki arti khusus, melainkan pengetahuan direpresentasikan dalam kombinasi node berbeda diaktifkan" (Goldstein, seperti dikutip dalam Sternberg, 2012).

Kelima tahap dasar pengolahan informasi yang Pengumpulan data - data dari sumber menangkap mereka dan merekamnya ke beberapa media (misalnya, kertas). Persiapan Data - menyalin, mengelompokkan, atau mengatur data dalam cara yang lebih nyaman untuk masukan.Memeriksa dan memverifikasi data yang dikumpulkan sering dilakukan pada tahap ini. Input data - memasukkan data atau mengirim data yang disimpan ke dalam sistem pengolahan.Memeriksa akurasi dan validitas data masukan yang sering dilakukan pada tahap ini. Pengolahan Data - menghitung atau memanipulasi data input dan bahkan menyimpan hasil untuk penggunaan masa depan.

Output Informasi - memberikan hasil yang diproses dalam bentuk yang dapat dibaca (misalnya, laporan).

·         Kebutuhan Informasi dan Prosedur

SIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:

Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

Menentukan ketersediaan persediaan.

Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.

Menentukan harga produk dan jasa.

Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.

Memilih metode untuk mengirim barang.

D. Diagram Aliran Data (DFD) Aplikasi siklus Pendapatan & Pengeluaran

Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi

Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :

·         Gudang/Bagian Lain

·         Pembelian

·         Penerimaan

·         Hutang Dagang

·         Kasir/Pembayaran

·         Gudang

Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bagian pembelian.

·         Pembelian

Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

·         Bagian Penerimaan

Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.

·         Bagian Hutang Dagang

Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

·         Bagian Kasir

Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.