Koordinasi

KOORDINASI
Adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien

PENDEKATAN KOORDINASI YANG EFEKTIF
•Teknik manajemen dasar
•Meningkatkan koordinasi potensial
•Mengurangi kebutuhan akan koordinasi

RENTANG MANAJEMEN

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulituntuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.
Agar langkah-langkah kegiatan yang terkoordinasi dapat terwujud perlu di susun tim koordinasi yang mencerminkan keterpaduan unit-unit terkait yang terlihat dari kegiatan tersebut. Disamping itu akan terlihat peran masing-masing anggota tim termasuk tanggung jawabnya dalam masing-masing langkah kegiatan. Untuk melengkapi pentingnya koordinasi ini akan di bicarakan sebagai berikut:

A.Kebutuhan akan Koordinasi.

Kebutuhan koordinasi menurut Stoner dan Walker dapat di bedakan menjadi 3 variasi:
1. Kebutuhan koordinasi atas ketergantungan kelompok (pooled interdependence). Terjadi apabila organisasi tidak tergantung satu sama lain untuk melaksanakan suatu pekerjaan sehari-hari, tetapi tergantung pada prestasi yang memadai dari setiap unit demi tercapainya hasil akhir.
2. Kebutuhan koordinasi atas ketergantungan sekuensial (sequential interdependence). Kebutuhan ini tercermin pada suatu unit organisasi yang harus melaksanakan kegiatan terlebih dahulu sebelum unit-unit selanjutnya dapat bertindak.
3. Kebutuhan koordinasi atas ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence) ketergantungan timbal balik melibatkan hubungan saling memberi dan menerima dan saling menguntungkan di antara unit-unit.

B. Masalah dalam Pencapaian Koordinasi.

Masalah koordinasi banyak terjadi pada ketergantungan sekuensial dan ketergantungan timbal-balik. Ini di karenakan munculnya perbedaan dalam sikap dan gaya kerja berbagai individu dan bagian/unit di dalam organisasi. Perbedaan-perbedaan yang efektifitas koordinasi adalah:
1. Perbedaan dalam Orientasi Terhadap Tujuan Tertentu.
Terjadi apabila anggota berbeda dalam mengembangkan pandangan nya sendiri dalam mencari cara terbaik untuk meningkatkan kepentingan perusahaan.
2. Perbedaan dalam Orientasi Waktu.
Terjadi apabila salah satu unit yang lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus segera di tanggulangi, sedangkan unit yang lain lebih memusatkan perhatiannya kepada masalah-masalah yang memerlukan waktu lama.
3. Perbedaan Orientasi Antar Pribadi.
Terjadi apabila produksi ingin meningkatkan produknya dengan meningkatnya permintaan pasar, sedangkan unit perbekalan ingin mengurangi jumlah bahan yang di perlukan karena menipisnya dan sulitnya mencari bahan baku.
4. Perbedaan dalam Formulasi Struktur.
Terjadi apabila unit produksi dalam mengevaluasi kemajuan dengan mengukur imbalan kepada karyawan dengan tercapainya sasaran, sedangkan unit personalia dalam mengevaluasi kemajuan dengan mengukur kinerja yang di capai karyawan dengan kinerja yang di capai sebelumnya.

C. Pendekatan dalam Pencapaian Koordinasi yang Efektif.

Pendekatan ini dapat di tempuh dengan dua jalan yaitu:
1. Pendekatan Potensi Koordinasi.
Pendekatan koordinasi ini meliputi sistem:
a. Sistem Informasi Vertical.
Adalah suatu sistem di mana informasi dapat di kirimkan ke atas dan kebawah jenjang organisasi. Misalnya penanganan IDT (inpres desa tertinggal) dari menteri dalam negeri sampai ke desa tertinggal dan sebaliknya.
b. Sistem Informasi Lateral.
Sistem ini mengabaikan rantai komando. Hubungan lateral (hubungan ke samping atau sejajar) ini memungkinkan adanya pertukaran informasi yang di butuhkan dapat di pertanggung jawabkan. Misalnya dalam kasus tanah perlu adanya informasi lateral atau badan pertanahan nasional, departemen dalam negeri, departemen kehutanan, dan departemen kehutanan.
c. Sistem Informasi Manajer Penghubung.
Manajer penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit yang terlibat dalam sebuah proyek. Manajer penghubung perlu di laksanakan apabila di perkirakan koordinasi secara efektif tidak berhasil di laksanakan.
2. Pendekatan Struktur.
Pendekatan ini di lakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim yang tidak sehat pada unit-unit karena adanya penunpukan kegiatan pada satu unit. Pendekatan ini di kenal sebagai organisasi matrik. Yaitu mencirikan adanya satuan tugas atau proyek. Satuan tugas ini dapat di bubarkan apabila proyek telah selesai.

D. Memilih Mekanisme Koordinasi yang Cepat.

Memilih mekanisme koordinasi yang cepat di lakukan dengan kemampuan organisasi dalam mengolah informasi. Apabila kebutuhan akan koordinasi lebih besar, organisasi harus menetapkan pilihan. Apakah organisasi akan meningkatkan potensi organisasi ataukah organisasi akan mengurangi kebutuhan koordinasi. Misalnya: menyediakan sumber daya tambahan atau membentuk unit-unit yang mandiri.


Sumber:

• www.google.co.id
• blog pribadi